Tipps zur Auswahl des passenden Hochzeitsplaners ♡

Das Planen einer Hochzeit ist sehr umfangreich. Damit bei Ihrer Hochzeit jedes Detail nach Ihren Vorstellungen umgesetzt werden kann, ist das Einbeziehen eines Hochzeitsplaners durchaus sinnvoll. Wie Sie Ihren passenden Dienstleister finden, erfahren Sie im folgenden Blog.

So lässt sich Ihre Hochzeit entspannt planen

Der Beruf des Hochzeitsplaners ist ein Traditionsberuf, der schon seit circa 1800 existiert. Die Hochzeitsplaner-Branche erlebte einen erfrischenden Aufschwung in den 80er Jahren. Natürlich wurde die Hochzeitsfeier damals noch etwas anders geplant als heute, aber ein neumodischer Beruf ist es sicherlich nicht: Denn eine Hochzeit bis in das kleinste Detail zu planen, gestaltete sich schon damals ohne professionelle Unterstützung schwierig.


Vor Allem in den USA ist es heute Gang und Gäbe, einen Hochzeitsplaner zu engagieren. Die Feierlichkeiten werden dort meist pompöser gestaltet als in Deutschland, wodurch die Einbindung eines kompetenten Hochzeitsdienstleisters unabdingbar ist. Der Trend einer extravaganten Hochzeit ist jedoch längst auch in Deutschland angekommen und dadurch werden ebenfalls hierzulande immer häufiger Hochzeitsplaner engagiert. Auch bei Trauungen im kleinen Kleis oder eher schlicht gestalteten Feiern ist das Einbeziehen eines Hochzeitsplaners durchaus sinnvoll, da Sie sich nun nur noch auf die Vorfreude konzentrieren können, statt sich ständig mit der aufwändigen Organisation zu beschäftigen.

Natürlich kann man sich viele verschiedene Inspirationen auch einfach durch das Internet einholen. Doch beispielsweise das Finden der passenden Dekoration ist nur ein kleiner Teil dieses Berufs: Hochzeitsplaner geben Ihnen nicht nur Tipps auf Ihrem Weg zu der Hochzeitsfeier mit, sie organisieren alles bis in das kleinste Detail, damit der perfekte Ablauf, ein harmonisches Gesamtbild und eine feierliche Atmosphäre garantiert sind. Das Erstellen von Checklisten, Termin- und Kostenplänen, die Festsetzung von Verträgen, zeitliche Ablaufpläne und viele weitere Details, die eher weniger Spaß bei der Hochzeitsplanung bereiten, können Sie einem Hochzeitsplaner getrost überlassen. So haben Sie stets jemanden an Ihrer Seite, der die ganze Arbeit im Hintergrund leistet und an alles denkt, was bei der Hochzeitsplanung zu berücksichtigen ist.

Welches Budget sollten Sie für diesen Service einplanen?

Beachten Sie immer: Sie selbst bestimmen, in welchem Umfang der Hochzeitsplaner Sie unterstützen soll. Entsprechend des Umfangs der Leistung wird das Budget festgesetzt. Vielleicht brauchen Sie nur Jemanden, der Ihnen die standesamtliche Hochzeit organisiert? Oder sie benötigen einfach die richtige Koordination Ihres wichtigen Tages? Möchten Sie gar von Anfang an professionelle Unterstützung bei den Entscheidungen zu Ihrer Hochzeitsfeier erhalten? Teilen Sie Ihre Wünsche potentiellen Hochzeitsplanern mit und holen Sie sich verschiedene Angebote ein.

Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme können Sie in der Regel feststellen, ob der jeweilige Dienstleister nicht nur alle gewünschten Dienstleistungen anbietet, sondern auch eine harmonische Einheit mit Ihnen bildet. Die Sympathie zwischen Ihnen und Ihrem Hochzeitsplaner sollte unbedingt gewährleistet sein. Dies ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Auswahl des passenden Dienstleisters: Denn nur in einem harmonischen Miteinander können Sie gemeinsam kreative Ideen entfalten, die Produktivität steigern und eine vollkommen stressfreie Planung erwarten. Außerdem ist es sinnvoll, verschiedene Angebote zu vergleichen, um im Rahmen Ihres Budgets zu bleiben. Je nach Berufserfahrung werden meist 10 bis 20% der Gesamtkosten für den Hochzeitsplaner berechnet. Falls Sie ein Stundenpaket gebucht haben, wird dies meist mit 150 Euro pro Stunde berechnet.

Der übliche Ablauf bei der Buchung des Hochzeitsplaners

Hier erhalten Sie zunächst einen Einblick über den üblichen Vorgang bei der Beauftragung eines professionellen Hochzeitsplaners. Die Reihenfolge der verschiedenen Schritte kann dabei durchaus variieren. Haben Sie sich für einen oder mehrere Hochzeitsplaner entschieden, ist das Erstgespräch meist kostenfrei. Sie haben somit Zeit sich näher kennen zu lernen, sich auszutauschen, Fragen zu stellen und herauszufinden, ob Sie mit diesem Dienstleister die richtige Wahl für Ihre Hochzeitsplanung treffen. Da die Sympathie zwischen Ihnen für eine gute Zusammenarbeit sehr bedeutend ist, sollte diese maßgebend für Ihre Entscheidung sein.

Die gemeinsame Ideenfindung zu Ihren Hochzeitsfeierlichkeiten

Während des ersten Kontakts wird der Planer Ihnen einige Fragen zu Ihrer Person stellen. Da Sie außerdem nach Ihren ersten Vorstellungen und Ideen zu Ihrer Hochzeit gefragt werden, ist es sinnvoll, sich im Vorfeld ein paar Gedanken und Notizen zu machen. Sind Sie eher weniger kreativ und etwas überfordert mit der Ideenfindung, so wird ein kompetenter Hochzeitsplaner mit Ihnen gemeinsam erste Vorstellungen entwickeln und Sie dabei an die Hand nehmen. So kann leicht ein Stil oder ein Motto für Ihre Hochzeitsfeierlichkeiten gefunden werden, welches zu Ihnen und Ihrer persönlichen Liebesgeschichte passt.

Die ersten organisatorisch relevanten Details mitteilen 

Wenn bereits ein zeitlicher Rahmen feststeht, sollten Sie diesen direkt mitteilen. Auch die ungefähre Anzahl der Gäste kann genannt werden. Bei Ihrem ersten Austausch ist allgemein sehr wichtig, dass Sie konkrete Angaben über die gewünschten Aufgabenfelder des Hochzeitsplaners mitteilen. Diese sollten Sie sich ebenfalls im Vorfeld überlegen und bestenfalls notieren. Erfüllt der Hochzeitsplaner Ihre Vorstellungen und haben Sie ein gutes Gefühl nach dem ersten Treffen, steht der Zusammenarbeit nichts mehr im Wege und die Planung Ihrer Hochzeit kann beginnen. Mit einem Vertrag sollten nun im Vorfeld alle relevanten Punkte festgehalten werden. Ist der Vertrag unterschrieben, können Sie sich auf eine angenehme, gemeinsame Zeit freuen.

Achten Sie auf die Transparenz Ihres Dienstleisters und setzen einen Vertrag fest

Was bei dem ersten Kontakt außerdem besonders wichtig ist: Ein professioneller Hochzeitsplaner arbeitet stets vollkommen transparent. Das bedeutet, dass jegliche Ausgaben, Rabatte, Verträge, Übereinkünfte zu jeder Zeit einsehen dürfen und er Sie umgehend informiert, wenn unerwartete Kosten auf Sie zukommen. Dies sollte in der Regel nicht der Fall sein, da in einem ausführlichen Vertrag alle Bedingungen, Aufgaben und Ausgaben genau dokumentiert sein sollten. Daher gibt es einen ausführlichen Vertrag schon zu Beginn der Hochzeitsplanung.

Das erste Kennenlernen sowie weitere Treffen sollten persönlich stattfinden

Ein wichtiger Tipp: Treffen Sie sich mindestens einmal persönlich mit Ihrem Hochzeitsplaner. So können Sie sich selbst ein Bild davon machen, wie seriös Ihr Dienstleister vorgeht. Ein professioneller Hochzeitsplaner hält stets alles schriftlich fest. Idealerweise hat er schon mehrere Jahre in diesem Beruf gearbeitet und informiert sich stetig über neue Trends. Werden alle genannten Punkte erfüllt, können Sie Ihrem Dienstleister die Hochzeitsplanung getrost anvertrauen.

Der gemeinsame Weg zu Ihrer Traumhochzeit

Wenn alles unterschrieben und die wichtigsten Fakten geklärt sind, erstellt Ihr Dienstleister nun einen Zeitplan für Sie. Im folgenden wird ein grobes Beispiel für einen möglichen, zeitlichen Ablaufplan aufgeführt:

12–8 Monate vor der Hochzeit

  • Den Rahmen Ihrer Feier bestimmen:
    • Das Datum der Trauung
    • Das Motto
    • Gästeanzahl
    • Wünsche
    • Locations besuchen und reservieren
    • Kostenplan erstellen
  • Mögliche Hochzeitsdienstleister anfragen und buchen
  • Save-the-date-Karten in Auftrag  geben und versenden

8–6 Monate vor der Hochzeit

  • Hochzeitsreise buchen
  • Hochzeitseinladungen versenden
  • Groben Sitzplan und die Raumaufteilung bestimmen
  • Papeterie (Menü-, Tischkarten, Einladungen etc.) in Auftrag geben
  • Brautkleid- und Bräutigamgarderobe kaufen

6–4 Monate vor der Hochzeit

  • Ringkauf
  • Geschenkeliste erstellen
  • Eventuell Hotelzimmer für die Gäste buchen
  • Wichtige Dokumente auf Gültigkeit prüfen

3–1 Monate vor der Hochzeit

  • Eheschließung anmelden
  • Termine für Frisuren und Make-Up ausmachen

6–1 Wochen vor der Hochzeit

  • Alles nochmal überprüfen
  • Gastgeschenke einpacken
  • Finale Gästeliste erstellen und eventuell den Sitzplan ändern
  • Papeterie, Dekoration und weiteres fertigstellen und abholen

1–6 Wochen vor der Hochzeit

  • Offene Rechnungen begleichen
  • Danksagungen versenden
  • Abschlussgespräch mit dem Hochzeitsplaner
  • Namensänderungen etc. anmelden

Weitere Tipps zur Vorbereitung mit Ihrem Hochzeitsplaner

Treffen der wichtigsten Entscheidungen

Nun sollten Sie die wichtigsten Entscheidungen zu Ihrer Hochzeitsvorbereitung treffen. Überlegen Sie sich, welche Gäste Sie einladen möchten, eine Location, die Ihren Vorstellungen entsprechen würde, Dekorationsartikel, sowie weitere Wünsche zu Ihrem großen Tag. Jedes kleine Detail wird Ihrem Hochzeitsplaner als Leitfaden dienen und dabei helfen, Ihre Feier genau nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Durch die langjährige Berufserfahrung kann der Planer Ihnen Beispiele präsentieren, die bereits andere Brautpaare begeistert und inspiriert haben. Dies wird Ihnen als Orientierung helfen, um zu wissen, wie Sie sich Ihre Hochzeit im Detail vorstellen.

Stellen Sie sich Ihren Hochzeitsplaner wie einen Makler vor: Sie wünschen sich einen bestimmten Stil? Der professionelle Dienstleister kann Ihnen zum Beispiel drei mögliche, passende Dekorations- und Floristikideen dazu anbieten. Falls Sie am romantischsten und schönsten Ort der Welt heiraten möchten, dann wird er Ihnen diesen zeigen. Während Sie damit beschäftigt sind, von Ihrem großen Tag zu träumen, wird der Hochzeitsplaner eine perfekte Umsetzung garantieren können. Denn das wichtigste haben Sie bereits gefunden: Ihren Partner.

Ein weiterer Tipp: Erstellen Sie zwei Gästelisten. Die primäre Gästeliste enthält die Personen, die Sie unbedingt auf Ihrer Hochzeit sehen möchten. Durch das Anfertigen einer zweiten, alternativen Gästeliste können weitere Personen eingeladen werden, falls Jemand aus der primären Liste an Ihrer Feier verhindert ist. Dadurch bleiben Sie Ihrer Gästeanzahl treu und Ihr Hochzeitsplaner kann sich weiter hin an diesem Umfang der Vorbereitungen orientieren.

Ein Leitfaden zu dem zeitlichen Ablauf Ihrer Hochzeit

Während der große Tag nun näher rückt, prüft Ihr Hochzeitsplaner immer wieder die Verträge der gebuchten Dienstleister, Verkäufer, etc., und wird damit für Sie die aufwändigsten und eher unbeliebten Aufgaben der Hochzeitsvorbereitung übernehmen.

Der genaue Ablauf sollte gemeinsam bestimmt werden. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Wann genau ist die Trauung? Haben Sie Künstler, Zauberer, Tänzer oder weitere Dienstleister bestellt, die nur für eine bestimmte Uhrzeit gebucht sind? Ihr Planer wird mit Ihnen alles bis auf die Minute genau durchgehen, damit ein reibungsloser Ablauf garantiert wird. Außerdem bekommen Sie eine Kopie des allgemeinen Zeitplans, um stets selbst im Bilde über die Vorbereitung zu sein. Ferner wird der persönliche Plan auch Ihren Hochzeitshelfern ausgehändigt, damit ein perfekter Ablauf umgesetzt werden kann.

Im folgenden werden Auszüge eines möglichen allgemeinen- sowie eines möglichen persönlichen Tagesplans vorgestellt:

Allgemeiner Tagesplan

11 Uhr Trauung
12:15 Uhr Sektempfang vor Kirche
12:45 Uhr Brautpaar auf dem Weg zur Location
12:55 Uhr Gäste machen sich auf den Weg

Persönlicher Tagesplan

7:15 Aufstehen und duschen
7:45 Frühstücken
8:15 Eintreffen der Friseure und Make-Up-Artisten
8:25 Uhr Fertigmachen der Trauzeugen
9:00 Uhr Anziehen und Styling der Braut und des Bräutigams

Wie Sie bereits feststellen konnten, wird der persönliche Tagesplan wesentlich detaillierter verfasst, als der allgemeine Plan. So überlassen Sie sicherlich nichts dem Zufall.

Nun ist es endlich so weit: Die letzten Entscheidungen wurden getroffen. Die Planung ist mithilfe Ihres Hochzeitsplaners geglückt und endlich haben Sie sich mit einem Ja Ihre Liebe feierlich geschworen. Herzlichen Glückwunsch ♡


Damit es während der Feier nicht zu unerwünschten Unannehmlichkeiten oder außerplanmäßigen, unangenehmen Überraschungen kommt, wird der Hochzeitsplaner an Ihrer Seite bleiben. Dabei wird er der stille Beobachter sein und immer den Überblick über alles behalten, worüber Sie sich auf Ihrer Hochzeitsfeier keine Gedanken machen möchten. Das Praktische: Neben der Aufgabe des Hochzeitsdirigenten, entpuppt sich ihr Wedding Planner als ein laufendes Notfall-Paket. Denn dieser kennt sich mit den unterschiedlichsten und kuriosesten Problemen einer Hochzeit bestens aus und hat glücklicherweise immer einen Plan B.

Die Woche nach Ihrem großen, gemeinsamen Tag

Nachdem Sie zusammen mit Ihrem Ehepartner die verschiedenen Geschenke durchgesehen und alle offenen Rechnungen beglichen haben, müssen Sie nur noch eines tun: Das vergangene, aufregende Jahr Revue passieren lassen. Ihr Hochzeitsplaner wünscht sich nun eine Rückmeldung zu seiner Dienstleistung. Waren Sie gänzlich mit seiner Leistung zufrieden? Haben Sie Verbesserungsvoschläge? Ein ehrliches Feedback wird Ihrem Hochzeitsplaner dabei helfen, auch künftig Paaren kompetent bei ihrer Hochzeitsplanung zur Seite zu stehen. Gab es eine Kleinigkeit, die Ihnen nicht gefallen hat, so profitiert der Planer von Ihrer Meinung und wird es in der Zukunft bei seiner Arbeit berücksichtigen können.

Die wichtigsten Hochzeitspunkte zur Ihrer Planung

Was sollte ich beachten oder tun, bevor ich zu zu einem Hochzeitsplaner gehe?

  • Gewünschtes Datum oder den Zeitraum der Hochzeit überlegen
  • Die ungefähre Gästeanzahl besprechen und eine Liste anfertigen
  • Ihr Budget mit Ihrem Partner festlegen: Für die gesamte Hochzeitsplanung sowie für den Hochzeitsplaner
  • Die Internetseite aufsuchen. In der heutigen Zeit sollte jeder professionelle Dienstleister eine ansprechende Internetseite aufweisen
  • Die Bewertungen auf Google können immer einen ersten Einblick verschaffen
  • Teilarrangement (Hilfe bei Dienstleisterverträgen, Ideengebung, etc.)
  • Die ersten Vorstellungen zur Koordination des Hochzeitstages

Wie finde ich heraus, ob der gewünschte Dienstleister der passende für Ihre Traumhochzeit ist?

  • Fragen Sie zunächst etwas persönliches. Woher der Hochzeitsplaner kommt, was er davor gemacht hat, oder was für ihn die größte Herausforderung bei einer Hochzeit war. Führen Sie ein wenig Small Talk und finden Sie heraus, ob Sie gut miteinander harmonisieren.
  • Ferner sollten Sie in Erfahrung bringen, wie viele Hochzeiten er schon geplant hat und ob er Ihnen etwas aus seinem Portfolio dazu zeigen kann. Professionelle Hochzeitsplaner haben immer etwas vorzuweisen, was Ihnen als Orientierung dient.
  • Erkundigen Sie sich außerdem nach der Anzahl der Hochzeiten, die er im Jahr plant und ob er dies hauptberuflich macht. Welche Kurse oder Seminare besucht er um auf dem neuesten Stand der Dinge zu bleiben?

Welche Fragen sollte ein Hochzeitsplaner direkt beantworten können? Worauf sollten Sie außerdem achten?

  • Er muss Ihnen ganz transparent seine Vorgehensweise erläutern können. Dabei macht Ihr Hochzeitsplaner sich schon beim ersten Gespräch Notizen und legt einen eigenen Ordner (digital oder ganz klassisch im Regal) für Sie an, in dem alles notiert wird. Zudem fertigt er Ihnen eine Liste mit all seinen Leistungen an, damit Sie sich zu Hause in Ruhe einen Überblick verschaffen können.

Merken Sie sich: Jedes kleine Detail muss vertraglich festgehalten werden. So wird es zu keinen Missverständnissen kommen. 

  • Entscheidet der Planer auch Dinge in Ihrem Namen? Oder werden Sie bei jedem Detail miteinbezogen?
  • Wie schnell steht er zur Verfügung? Wie erreichen Sie Ihn schnellstmöglich?
  • Hat er Assistenten, die ihm bei seiner Arbeit helfen? Wird er am Hochzeitstag dabei sein oder hat er am gewünschten Termin noch eine Hochzeit in Planung?
  • Wenn es Probleme mit einem gebuchten Dienstleister gibt – wird er sich darum kümmern?
  • Falls es zur Stornierung kommen sollte, wie sieht der genaue Ablauf dafür aus? (Unbedingt vertraglich festhalten)
  • Wie sehen die Zahlmöglichkeiten aus? Wird im Voraus bezahlt? Erhalten Sie eine detaillierte Rechnung aller anfallenden Kosten?

Gut zu wissen: Es ist normal, dass ein Hochzeitsplaner eine Anzahlung für seine Arbeit fordert. Dies sollte aber nicht der volle Betrag sein.


Mithilfe dieses Leitfadens können Sie den passenden Hochzeitsplaner finden und dadurch Ihrem großen Tag entspannt entgegensehen. Hochzeitspunkte wünscht Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei Ihren Vorbereitungen ♡